Grupper har en inneboende drivkraft och förmåga att självkorrigera. Om vi kan fånga den kraften och ge den fritt utlopp kan vi öka gruppers effektivitet. Strukturerade ”debriefs” hjälper grupper att analysera vad i deras samarbete som fungerar och vad som behöver rättas till. Debrief-metoden har visat sig ge 25 % ökad effektivitet i grupper av många olika slag.
Text: Maria Åkerlund
Det finns ett samband mellan hur länge team har arbetat tillsammans och hur effektiva de är. Detta samband är dock långt ifrån perfekt. Det tycks inte alltid räcka att bara arbeta länge ihop för att utveckla gemensamma tankemodeller om uppgiften, målet och arbetsprocesserna. Man vet att organisationers förmåga att lära av erfarenheter varierar starkt. En alltid närvarande risk i organisationer är att slutsatser, planer och handlande byggs på spekulation och vag information. Vi kan motverka detta genom att medvetet samla in data för att underbygga eller förkasta de antaganden som styr vårt handlande. En grupp behöver skapa ”feedback-loopar” för att ta in relevant information om sitt arbete och bygga funktionell kommunikation inom gruppen för att integrera denna information och omvandla den till effektiva lösningar och beslut.
Forskare har observerat att grupper rör sig mellan dels perioder av handling och dels s k övergångsperioder och att grupper spontant bromsar in halvvägs genom en arbetscykel för att utvärdera och eventuellt korrigera. Grupper rör sig alltså självmant mellan perioder av utåtriktning och genomförande och perioder av reflektion, omvärdering och planering.
En metod för att dra nytta av och förstärka denna naturliga process är s k debriefs. Under en debrief ägnar sig teammedlemmar åt att enligt en given struktur reflektera över en nyligen genomförd arbetsepisod, diskutera vad som hänt, formulera lärdomar och möjligheter till förbättring samt planera för framtiden. En debrief ska fokusera på teamets samarbete mer än på teamets resultat. Teamet ska alltså inte ställa sig frågan ”Fattade vi rätt beslut under rådande omständigheter?” utan snarare ”Fattade vi beslut på rätt sätt och på sätt som kan generaliseras till andra liknande situationer?” Eftersom resultatet av ett teams arbete påverkas av en mängd andra faktorer än effektiviteten i teamarbetet kan slutsatserna om gruppens effektivitet vara felaktiga om de bara baserar på utfallet. I stället bör gruppen systematiskt gå igenom hur de kommunicerat, koordinerat sitt arbete, samlat in information, integrerat olikheter, fattat beslut, täckt upp för varandra e t c, med målet att kunna göra dessa saker ännu bättre i framtiden.
Debriefs har använts i årtionden i militära och medicinska sammanhang. På senare år har användningen spridits även till andra team såsom ledningsgrupper, projektgrupper, säljteam och produktionsteam. Alla team som måste interagera och förlita sig på varandra och som samarbetar i realtid kan använda sig av debrief för att utvecklas. Team debrief kan göras som en enstaka insats eller som en kontinuerligt pågående process. Metoden har visat sig leda till i genomsnitt 25 % ökad effektivitet i arbetsgrupper.