Grupper pratar gärna om det de pratat om tidigare och undviker ofta att ta in ny information. Vi föredrar helt enkelt det vi känner igen. För att utvecklas behöver dock grupper integrera ny information och hantera olikheter. Grupper tenderar också, särskilt när de är nya, att låta all kommunikation gå via ledaren. För att utvecklas krävs en mer flexibel kommunikation, att alla är ungefär lika aktiva och pratar direkt till alla andra.
Text: Maria Åkerlund
”Kommunikation är både det medel med vilket grupper når de mål de har satt upp och, ännu viktigare, … grupper förstås bäst som uppstående ur eller tillblivna genom sin kommunikation (Frey, 1999, min översättning).”
Ju mer och ju bättre en grupp kommunicerar desto mer gemensamma tankemodeller kommer den att ha och desto bättre kommer den därmed att prestera (DeChurch & Mesmer-Magnus, 2010). Kommunikation är emellertid energikrävande och i vissa fall stressande. Man har i forskning sett att grupper som måste kommunicera mycket under perioder av intensivt uppgiftsarbete (exempelvis sjukvårdsteam) upplever ökad stress, medan grupper som har utvecklat förmågan att förutse övriga medlemmars agerande och därmed inte behöver kommunicera lika mycket under uppgiftsarbete upplever mindre stress. Grupper bör därför investera tid i möten och sammankomster under vilka man kan prata om sitt arbete utan att samtidigt vara intensivt upptagna med att utföra det.
Ett hinder i gruppers kommunikation och informationsbearbetning är den s k ”common knowledge effect” (Stasser & Titus, 1985). Denna innebär att grupper helst pratar om sådant som alla medlemmar redan känner till och har svårt att integrera information som bara finns hos enstaka medlemmar. Grupper som trots allt lyckas integrera information som till en början bara finns hos vissa medlemmar är effektivare (Mesmer-Magnus & DeChurch, 2009). Vi är mer benägna att bidra med information till gruppen som vi är säkra på kommer att mottas positivt och bekräftas av gruppen (Boos, Schauenburg, Strack, & Belz, 2013). Information som vi inte förväntar oss ska bekräftas avstår vi från att nämna. Om vi ändå säger något som inte bekräftas av gruppen tenderar vi att upprepa det. Förmodligen är det vårt behov av att kontinuerligt få bevis på att vi fortfarande tillhör gruppen som driver oss att upprepa det vi sagt i hopp om att vi till slut ska få ett tecken på att vårt bidrag mottagits med uppskattning. Risken med detta är att gruppen hamnar i ett mönster av upprepning och utebliven bekräftelse vilket påverkar såväl informationsbearbetningen som relationerna och det emotionella klimatet.
Det är en fördel om en grupp kan bygga funktionell kommunikation tidigt eftersom det är svårt att rätta till det som blivit fel i efterhand. I nya grupper finns en tendens att skapa en centraliserad kommunikationsstruktur (Wheelan, 2005), d v s en struktur som präglas av att all kommunikation går via ledaren. En sådan struktur underlättar gruppens effektivitet i början, men kan senare hindra utvecklingen av gemensamt tänkande och hantering av olikheter och konflikt. Ju mer komplexa uppgifter en grupp har desto viktigare är en decentraliserad struktur, d v s att alla medlemmar kommunicerar direkt med övriga medlemmar.
I en studie genomförd nyligen på Harvard Business School (Pentland, 2012) fäste forskare elektroniska knappar på ett stort antal medlemmar i ett stort antal arbetsgrupper. Knapparna samlade in data om hur medlemmarna kommunicerade. På detta sätt fick man information om hur mycket enskilda medlemmar kommunicerade, hur väl kommunikationen var fördelad mellan medlemmar i ett team samt hur mycket olika team i en organisation kommunicerade med varandra. Studien visade att det som var gemensamt för de grupper som enligt objektiva mått var framgångsrika var att de kommunicerade mycket och att alla medlemmar i gruppen var ungefär lika aktiva i kommunikationen.
Vi behöver göra tid och rum under perioder av mindre intensivt uppgiftsarbete för samtal om mål, metoder, roller och samarbete. Vi behöver också hitta sätt att när vi pratar säkra att alla ger sina bidrag och alla bidrag hörs och bekräftas.
Referenser
Boos, M., Schauenburg, B. Strack, M., & Belz, M. (2013) Social validation of shared and nonvalidation of unshared information in group discussions. Small group research, 44, 257-271.
DeChurch, L. A., & Mesmer-Magnus, J.R. (2010). The cognitive underpinnings of effective teamwork: A meta-analysis. Journal of Applied Psychology, 95, 32-53.
Mesmer- Magnus, J. R., & DeChurch, L. A. (2009). Information sharing and team performance: A meta-analysis. Journal of Applied Psychology, 94, 535 – 546
Stasser, G. and Titus, W. (1985), Pooling of unshared information in group decision making: biased information sampling during discussion. Journal of Personality and Social Psychology, 48, 1467-1478.
Wheelan, S. A. (2005). Group processes, a developmental perspective. Allyn and Bacon, Boston. Massachusetts.