Hur vi kommunicerar påverkar det känslomässiga klimatet och aktivitetsnivån i en grupp. Klagan leder till mer klagan och till passivitet i gruppen, medan intresse för förändring leder till mer intresse för förändring och till hög aktivitet i gruppen. Kvaliteten på kommunikationen har ett tydligt samband med arbetstillfredsställelse, gruppens effektivitet och organisationens lönsamhet.
Text: Maria Åkerlund
Forskare i Tyskland (Kauffeld & Lehmann-Willenbrock, 2011) undersökte kommunikation under arbetsmöten. Forskarnas utgångspunkt var att 40 % av alla arbetsmöten håller låg kvalitet. Man ville veta vilken typ av kommunikation som leder till positiva mötesresultat respektive vilka som motverkar positiva mötesresultat. De tre kriterierna för positiva arbetsresultat var arbetstillfredsställelse, teamens produktivitet och organisationens framgång (mätt 2,5 år efter de observerade mötena).
Resultaten visade att bl a följande kommunikationsbeteenden hade positivt samband med de tre kriterierna: Att identifiera och beskriva problem, benämna orsaker och konsekvenser, identifiera och beskriva möjliga lösningar, återföra till ämnet eller dagordningen, förtydliga egna eller andras uttalanden, påminna om tiden, summera slutsatser och beslut, intresse för förändring och att medverka till beslut om handling.
Man fann också att bl a följande kommunikationsbeteenden hade negativt samband med de tre kriterierna: Att tappa tråden, fastna i detaljer, ge irrelevanta exempel, hålla monologer, kritisera, klaga, skylla på andra, avbryta, prata vid sidan om och framhäva egen status, ointresse för förändring och (mer oväntat) att benämna känslor och invända baserat på fakta.
I en annan studie (Lehmann-Willenbrock, Meyers, Kauffeld, Neininger & Henschel, 2011) ville forskarna undersöka sekvenser av kommunikationskategorier. Man använde samma kodningssystem för att analysera kommunikationen i denna studie som i den förra men valde ut och fokuserade på två beteenden: klagan och intresse-för-förändring. Anledningen till att man valde dessa två var att klagan var den vanligast förekommande kategorin och intresse-för-förändring var den näst vanligaste.
Det viktigaste resultatet av denna studie var att man såg att klagan leder till mer klagan som leder till passivt gruppklimat och låg effektivitet medan intresse-för-förändring leder till mer intresse-för-förändring vilket leder till ett aktivt gruppklimat och hög effektivitet.
Ju bättre kvalitet en grupps kommunikation har när gruppen samarbetar och koordinerar sitt arbete desto snabbare kommer den att kunna utveckla gemensam förståelse för arbetet och en positiv känsla. Kommunikationen bör präglas av hög delaktighet, d v s att alla i gruppen är aktiva, att information bekräftas och kollas av, att man bygger vidare på förslag och undviker negativ kommunikation som leder till passivitet. Alla insatser i en grupp som påverkar kommunikationens struktur och kvalitet i positiv riktning kan antas leda till mer gemensamma bilder av mål, roller och samarbete, positiva känslor och funktionell hantering av olikheter och konflikter.
Referenser
Kauffeld, S. & Lehmann-Willenbrock, N. (2012). Meetings matter: Effects of team meetings on team and organizational success. Small Group Research, 43: 130-158.
Lehmann-Willenbrock, N. Meyers, R. A., Kauffeld, S. , Neininger, A., & Henschel, A. (2011). Verbal Interaction Sequences and Group Mood: Exploring the Role of Team Planning Communication. Small Group Research 42: 639.